Finanse to jeden z kluczowych obszarów tak w każdym gospodarstwie domowym, jak i w każdej działalności gospodarczej. Każda złotówka w twojej firmie powinna być pod kontrolą, żebyś osiągnął sukces w biznesie. Sposobem na to jest tworzenie i aktualizowanie budżetu, zgodnie z tym, co dzieje się na rynku i jak wygląda sprzedaż twojego produktu.
Przygotowując budżet, powinniśmy wziąć pod uwagę dwa podstawowe elementy:
- wpływy (przychody) – czyli to, ile pieniędzy zarobimy i wpłacimy na firmowe konto bankowe,
- wydatki (koszty) – czyli to, ile pieniędzy potrzebujemy na bieżącą działalność firmy i inwestycje z nią związane.
W początkowej fazie rozwoju swojego biznesu poniesiesz wydatki związane z organizacją firmy. Są to opłaty rejestracyjne, organizacja lokalu, czynsz i kaucje płacone z góry, zakup wyposażenia i sprzętu i wiele innych w zależności od tego, jaki profil działania ma twoja firma. Z drugiej strony musisz zaplanować wpływy ze sprzedaży świadczonych przez siebie usług lub sprzedawanych towarów, które dostarczą firmie środków pieniężnych na pokrycie wydatków.
Budżet krok po kroku
Proces budżetowania jest wieloetapowy. Zakłada:
- opracowanie założeń do budżetu,
- opracowanie budżetu,
- uzgodnienie i zatwierdzenie budżetu do realizacji,
- realizację i kontrolę budżetu,
- ocenę realizacji i decyzji biznesowych.
Nie wystarczy więc stworzyć budżet zawierający niezbędne pozycje w arkuszu kalkulacyjnym. Należy go traktować jako doradcę i koordynatora twoich działań biznesowych przez cały rok. Dzięki temu możesz kontrolować funkcjonowanie swojej firmy i odpowiednio wcześnie podejmować określone decyzje biznesowe, które zapewnią stabilny rozwój twojego biznesu.
Budżet to wspaniałe czterofunkcyjne narzędzie
Wysiłek włożony w stworzenie i kontrolowanie budżetu bardzo się opłaci - to coś, jak wygrać kombiwar w Kole Fortuny! Zyskujesz narzędzie, które spełnia kilka funkcji. Są to:
- funkcja informacyjna,
- funkcja koordynacyjna,
- funkcja motywacyjna,
- funkcja kontrolna.
Funkcja informacyjna polega na dostarczeniu informacji o planie działania firmy, a na etapie realizacji planu dostarcza informacji o stopniu realizacji poszczególnych założeń.
Funkcja koordynacyjna zapewnia spójność i zgodność celów realizowanych działań i zapewni zmierzanie w wyznaczonym kierunku rozwoju firmy.
Funkcja motywacyjna polega na wywieraniu wpływu, aby realizowane były działania zgodnie z wyznaczonym celem firmy i aby poszczególne osoby delegowane do realizacji budżetu czuły się za niego odpowiedzialne.
Funkcja kontrolna pozwala monitorować stopień realizacji wyznaczonych celów, ustalać różnice pomiędzy wykonanymi a zaplanowanymi działaniami oraz korygować te różnice w ustalonych cyklach (zwykle miesięcznych).
Jakie są najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu budżetu?
- Zbyt optymistyczne planowanie przychodów ze sprzedaży usług i towarów.
- Niewłaściwe planowanie kosztów.
- Nie uwzględnianie w budżecie zmian rynkowych, podatkowych i innych parametrów makro-ekonomicznych, które będą miały wpływ na działanie firmy w przyszłości.
- Traktowanie budżetu jak sztywnych ram i nie korygowanie go na podstawie bieżącej wiedzy.
Aby budżet spełniał wszystkie powyższe funkcje, musi być rzetelnie zrobiony, oparty o twarde dane, sprawdzone liczby, prognozy związane z ekonomicznym i gospodarczym otoczeniem biznesu. Z pewnością początkującym przedsiębiorcom pomóc w tym może doświadczony księgowy, najlepiej taki, który zna branżę, w której działasz. Nie mniej jednak, jako przedsiębiorcza jesteś odpowiedzialny za swoje finanse, stąd podstawowa wiedza na temat budżetu jest konieczna.
