Pandemia wymusza w zespołach korzystanie z takich narzędzi, z których jednocześnie może korzystać wiele osób. W dobie, gdy biznes można prowadzić jedynie przy użyciu smartfonu, bardzo liczą się rozwiązania chmurowe, dzięki którym dostęp do ważnych materiałów i dokumentów mamy z każdego miejsca i możemy je współdzielić ze współpracownikami lub klientami.

Podstawą każdego rozwiązania chmurowego jest przestrzeń dyskowa przydzielana użytkownikowi w trakcie rejestracji w chmurze. Początkowo chmura rozumiana była wyłącznie jako zdalnie dostępna przestrzeń dyskowa (np. Dropbox), potem jako zdalnie udostępniane serwery wraz z przestrzenią dyskową, a wreszcie jako przestrzeń z narzędziami do tworzenia i obróbki własnych materiałów (np. OneDrive). Ostatni przykład to właśnie Dysk Google.

Każda firma używa oprogramowania, które – jeśli jest specjalistyczne – musi być dostosowane do jej potrzeb. Używa również wielu programów biurowych, które są zunifikowane i nie wymagają personalizacji. Przy rozległej firmowej działalności, wielości stanowisk i lokalizacji tworzenie dokumentacji powinno mieć funkcję wielodostępu, czyli edycji przez wielu użytkowników, posiadania wspólnych baz dokumentów i możliwości zdalnego nadzoru nad procesem. Konto Google daje nam dostęp do zestawu programów biurowych i własnej przestrzeni dyskowej na dokumenty – Google Drive.

Pojemność chmury od Googla

Usługę Dysk otrzymujemy wraz z założeniem konta Google i bezpłatną przestrzenią o wielkości 15 GB (prywatnie) i nieograniczoną (business lub enterprise w usłudze GSuite). Pojemność dla użytkowników prywatnych wydaje się mała, ale dotyczy wyłącznie stworzonych przez nas plików – nie tych nam udostępnionych, ani zdjęć czy filmów: te mają własne przestrzenie. Pierwotny rozmiar można oczywiście odpłatnie zwiększyć.

Podstawowe cztery narzędzia (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Formularze) są doskonałe w swojej klasie – w wielu miejscach i funkcjonalnościach niczym nie ustępują, a nawet przewyższają rozwiązania konkurencyjnego w tym produkcie standardu Microsoftu. W wersji on-line standardem jest Dysk.

Możliwości współpracy i współdzielenia

Każda z aplikacji Dysku działa w chmurze na koncie Google – nasz komputer czy tablet jest więc tylko przekaźnikiem – w wersji domyślnej niczego nie przechowuje, a służy jedynie obróbce danych. Oczywiście możemy zapisywać dane na swoim urządzeniu i zsynchronizować folder lokalny z dyskiem Google – to jedna z możliwych opcji.

W każdym z narzędzi Dysku dla właśnie tworzonego dokumentu znajdziemy opcję Udostępnij, a w niej 3 możliwości nadania praw: może edytować, może komentować, może wyświetlać. W czasie edycji on-line nad plikiem może pracować jednocześnie kilka osób, komunikując się uruchamianym tylko dla tego pliku czatem. Wszystkie wprowadzane zmiany mogą być natychmiast konsultowane i – co najważniejsze – wszystkie są zapisywane w historii dokumentu. Nie ma więc żadnych problemów z identyfikacją zmian dokonanych w wersji znajdującej się na Dysku.

Przechowuj i udostępniaj

Łatwość osadzania stworzonych materiałów w innych mediach jest tu wzorowa tak pod względem ergonomii, jak i możliwości. Należy również zwrócić uwagę na doskonałą responsywność narzędzi – nawet na smartfonie da się profesjonalnie edytować teksty! Walorem niespotykanym narzędzi z Dysku Google jest możliwość pobrania setek dodatków rozszerzających możliwości każdego z nich i indywidualnego dostosowania do własnych potrzeb (np. Translate).

Na Dysku możemy przechowywać dowolne pliki – również zdjęcia i filmy, co niepotrzebnie zajmuje dostępną pamięć. Specjalnie dla zdjęć stworzono aplikację Zdjęcia – ma ona nieograniczoną pojemność i zbiera zdjęcia z wszystkich z nią zsynchronizowanych urządzeń. W przypadku filmów - korzystajmy z YouTube.